Der Einsatz von KI in Steuerberatungskanzleien

Die KI hat für Steuerberatungskanzleien, aber auch für deren Klienten, eine stark beschleunigende Wirkung. Dabei geht es auch darum, Dinge erreichen zu können, die bisher aus Zeitgründen nur schwer bis gar nicht möglich waren. Für eine gemeinsame Auseinandersetzung mit der KI ist ein einheitliches Verständnis eine wichtige Voraussetzung. Die KI hilft Routinen zu automatisieren und schafft dadurch mehr Zeit für Beratung, sie erhöht die Qualität der Arbeitsergebnisse, hilft uns komplexe Sachverhalte leichter zu bewältigen, kann die Recherche beschleunigen und macht die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine zu einem echten Erfolgsfaktor.

Für den erfolgreichen Einsatz des Werkzeugs KI benötigen wir spezifische Kompetenzen, die weit über das klassische Fachwissen hinausgehen. Ein besseres Prozessverständnis, ein Grundwissen über die Stärken und Schwächen der KI, einen sicheren Umgang mit KI-Tools, eine entsprechende Datenkompetenz, ein Basiswissen zur Informationstechnologie, die Fähigkeit der kritischen Bewertung von Ergebnissen und anderes mehr. All diese Anforderungen gilt es auf eine Art und Weise zu schulen, die attraktiv und kostengünstig gestaltet wird.

Die Zukunftsfähigkeit von Steuerberatungskanzleien kann durch eine frühzeitige Auseinandersetzung mit der KI gewährleistet werden. Es geht nicht nur darum, dass Klienten vermehrt KI-Kompetenz von ihren Beratern einfordern werden, sondern vor allem darum, den Einsatz von KI-Tools üben zu können. Der Einsatz von KI macht es möglich, auf virtuelle Spezialisten zugreifen zu können, die sowohl den Umfang als auch die Qualität der Beratung erhöhen. Gerade für kleine und mittlere Kanzleien schafft die kanzleiübergreifende Zusammenarbeit die Möglichkeit, die Schlagkraft größerer Einheiten zu erreichen, die ohne KI so nicht möglich wäre.

Neben einer automatischen Belegerkennung, einer Datenextraktion aus Dokumenten, der Analyse großer Datenmengen und anderem mehr, kann die KI auch die Klientenkommunikation wesentlich verbessern. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann die KI wie ein virtueller Sparringspartner agieren, der Tätigkeiten, die bisher von Menschen erledigt wurden, aber für welche die Arbeitskraft von Menschen zu wertvoll ist, verrichtet. Auch in der Kanzleiorganisation besteht durch die KI ein erhebliches Potenzial der Effizienzsteigerung. Die Verantwortung für den Einsatz sowohl von menschlicher als auch künstlicher Intelligenz bleibt immer beim Berufsträger, der dafür zu sorgen hat, dass entsprechende Aus- und Weiterbildungen erfolgen, aber auch zielführende Kontrollmaßnahmen eingesetzt werden.

Steuerberatungskanzleien benötigen klare Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Einführung, Freigabe und Kontrolle von KI-Tools. Ohne klare interne Richtlinien für den Umgang mit KI besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende irgendwelche KI-Tools unkoordiniert und unsachgemäß einsetzen. Eine KI-Richtlinie trifft Aussagen dazu, wo und wie KI-Anwendungen im Arbeitsalltag genutzt werden dürfen. Durch das Einführen von Freigabeprozessen kann vermieden werden, dass neue KI-Tools eigenmächtig installiert werden oder dass es zur Nutzung privater KI-Accounts für Kanzleizwecke kommt. Es ist empfehlenswert, eine Ansprechperson (KI-Beauftragte) zu nennen, welche die Einführung und Überwachung von KI begleitet. Die Nutzung von KI in der Klientenberatung sollte im Rahmen der Qualitätssicherung oder der Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips dokumentiert werden. Eine Feedback-Kultur ist die Basis für Rückmeldungen, welche Erfahrungen mit der KI gemacht wurden, außerdem können damit Probleme früh erkannt werden und ist der Lerneffekt viel größer.

Bevor ein KI-Tool in der Kanzlei zum Einsatz kommt, ist es notwendig, die Prozesse genau zu beschreiben, um diese effizienter oder automatisiert zu gestalten. Es ist darauf zu achten, nur solche KI-Lösungen einzusetzen, welche die rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllen, seriös, sicher und datenschutzkonform sind. Dazu gehört die fachliche Eignung, denn nicht jede KI ist für jeden Zweck geeignet. In Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit ist es wichtig zu wissen, was der Anbieter mit den Daten macht. EU-basierte Anbieter oder solche mit Servern in der Europäischen Union sind zu bevorzugen. Es ist notwendig, die AGB und die Lizenzbedingungen der Anbieter genau zu prüfen. Wichtig ist auch, dass die eingesetzten KI-Systeme nachvollziehbar sind. Auch die Möglichkeit der Integration in der Kanzlei ist ein wesentlicher Faktor. Im Zweifel kann es ratsam sein, hin und wieder einmal auf den Einsatz eines KI-Tools zu verzichten, wenn es Zweifel hinsichtlich Datenschutz oder Zuverlässigkeit gibt.

Beim Einsatz von KI in der Steuerberatung dürfen rechtliche Rahmenbedingungen keinesfalls außer Acht gelassen werden. Diesbezüglich kann es empfehlenswert sein, sich vorerst beraten zu lassen, um später nicht mit unangenehmen Situationen konfrontiert zu werden. Das Berufsrecht zwingt Steuerberater, die Verschwiegenheitspflicht zu gewährleisten, die DSGVO im Hinblick auf personenbezogene Daten von Klienten und Mitarbeitenden zu beachten. Der EU AI Act verlangt Risikobewertungen und die Dokumentation des Einsatzes von KI-Lösungen, aber auch die Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten (Transparenz). Beim Einsatz von KI ist darauf zu achten, dass keine Urheberrechtsverletzungen erfolgen. Außerdem sind die Mitarbeitenden, über Maßnahmen zur Steuerung von Arbeitsprozessen mit KI, zu informieren.

Die Ergebnisse von KI-Tools sind immer von Menschen zu überprüfen. Gerade im steuerlichen Kontext ist darauf zu achten, dass keine Halluzinationen entstehen, und keine KI-Ergebnisse ungeprüft an Dritte übermittelt werden. Der Einsatz von KI kann die fachliche Arbeit sehr gut unterstützen, ersetzt aber nie die eigenverantwortliche berufliche Leistung im Sinne berufsrechtlicher Vorgaben. Die fachliche Prüfung und Verantwortung für die Qualität und Korrektheit von Inhalten verbleibt beim Nutzer der KI. Es sollte folgendes getan werden: Inhaltliche Prüfung, fachliche Validierung, Vier-Augen-Prinzip, iterative Verbesserung, Sorgfaltsmaßstäbe anpassen.

Ergebnisse von KI-Systemen müssen durch fachkundige Personen geprüft und freigegeben werden. So gesehen können KI-Ergebnisse wie die Arbeit eines unerfahrenen Mitarbeitenden angesehen werden, die von einem erfahrenen Verantwortlichen geprüft werden. Die Dokumentation des Einsatzes von KI-Tools dient der rechtssicheren und verantwortlichen Nutzung. Für diese Dokumentation eignet sich die Form eines KI-Verzeichnisses. Dabei handelt es sich um eine interne Übersicht aller KI-Einsätze in der Kanzlei, in welcher festgehalten wird, welche KI-Tools wofür genutzt werden, mit welchem Daten, und unter welchen Regeln. Eine saubere Dokumentation bietet mehrere Vorteile: Nachvollziehbarkeit für spätere Fragen, Lerneffekte für zukünftige Fälle, eine Absicherung, dass man den Sorgfaltspflichten nachgekommen ist. Das ist besonders hilfreich, sollte irgendwann einmal der Einsatz von KI kritisiert werden, weil man dann nachweisen kann, wie die KI eingesetzt wird und dass ihr Einsatz vorher geprüft wurde.

KI-Systeme können fehlerhafte Informationen (z.B. Halluzinationen), Verzerrungen (Bias) oder schlicht falsche Informationen liefern. Diese Risiken gilt es nicht aus den Augen zu verlieren. Damit solche Fehlerquellen erkannt werden können ist es wichtig, klare Richtlinien zur Nutzung, regelmäßige Schulungen sowie ein KI-Anwendungshandbuch zu erstellen. Jeder Nutzer von KI-Tools sollte sich darüber im Klaren sein, wozu die eingesetzte KI fähig ist und wozu nicht. KI-Ergebnisse sollten stets kritisch und durch unabhängige Quellen überprüft werden. Jede wesentliche Aussage ist zu verifizieren, bevor sie übernommen wird.